Wassersportverein Worms e.V.

Datenschutzhinweise und Informationen

Version Mai 2018

 

 

 

Hiermit informiert der Wassersportverein Worms e.V. (nachstehend WSV genannt) über die Nutzung und Verarbeitung angegebener bzw. angeforderter personenbezogener Daten. Für den WSV ist Transparenz seines Handelns und natürlich der Schutz persönlicher Daten sehr wichtig. Mit den folgenden Informationen kommen wir zudem unseren Verpflichtungen im Rahmen der EU-Datenschutzgrundverordnung nach:

 

Nachfolgend werden aus Gründen der Übersichtlich- und Lesbarkeit männliche Personenbezeichnungen als Oberbegriff für männliche und weibliche Personen verwendet. Soweit beispielsweise von Übungsleitern oder Mitarbeitern die Rede ist, sind damit auch Übungsleiterinnen oder Mitarbeiterinnen gemeint.

 

Wer ist der Verantwortliche für die Bearbeitung personenbezogener Daten?

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), und daher verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben, ist der

Wassersportverein Worms e.V.

Floßhafenstr. 15

67547 Worms

E-Mail: info@wsv-worms.de

 

Vertreten durch die beiden ordentlich gewählten Vorsitzenden des Vorstandes gemäß § 26 BGB

E-Mail: vorsitzender@wsv-worms.de

 

Datenschutzbeauftragter

Entsprechend der DS-GVO hat der WSV einen Datenschutzbeauftragten benannt. Sie erreichen ihn unter:

Wassersportverein Worms e.V.

- Datenschutzbeauftragter -

Floßhafenstr. 15

67547 Worms

E-Mail: datenschutzbeauftragter@wsv-worms.de

 

Verarbeitung personenbezogener Daten auf Grundlage des Art. 6 der DS-GVO

Zur Erfüllung eines Vertragsverhältnisses (z.B. das Mitgliedschaftsverhältnis und die Teilnahme an Kursen, Wettkämpfen und Veranstaltungen), zur Betreuung und Verwaltung der Mitglieder und zur Verfolgung der Vereinsziele gemäß gültiger Vereinssatzung (z.B. Einladung zu Versammlungen, Beitragseinzug, Organisation des Sportbetriebes) verarbeitet der WSV unter Beachtung der jeweils gültigen Datenschutz-Grundverordnung, des Bundesdatenschutzgesetzes und der zugehörigen Verordnungen und gesetzlichen Regelungen (zusammen Gesetze zum Datenschutz) in zweckgebundener Weise automatisiert und nicht automatisiert personenbezogene Daten.

Im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins, der Erfüllung der satzungsgemäßen Pflichten werden personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb, Teilnehmern an Vereinsveranstaltungen, Funktionären und Mitarbeitern verarbeitet.

 

Der WSV verarbeitet insbesondere die folgenden Daten:

Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Geschlecht, Datum des Vereinsbeitritts, Datum des Vereinsaustritts mit Begründung, Datum und Art von Ehrungen, Abteilungs- und Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter bzw. des Kontoinhabers, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, Funktion im Verein, Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag, Aussage der betroffenen Person der gesundheitlichen Befähigung zur Sportausübung.

 

Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landes- und Sportverbänden, deren Sportarten im WSV betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit hierzu rechtliche Verpflichtungen (z.B. Jahres-Mitgliedermeldungen) bestehen und die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen und an solchen Veranstaltungen teilnehmen (z.B. sind beim DSV die ID-Card und die Jahreslizenz erforderlich).

 

Zum Zweck der Vereinsverwaltung werden personenbezogene Daten auch an Dritte (z.B. externe Dienstleister) weitergeben. Diese werden sorgfältig ausgesucht und verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage vertraglicher Regelungen und unter Beachtung der DS-GVO.

Darüber hinaus werden personenbezogene Daten auf Grund gesetzlicher Regelungen an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt (z.B. Versicherungen, Sportverbände).

 

Die Veröffentlichung personenbezogener Daten und Bildnissen im Internet oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Printmedien erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des WSV (vgl. Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO). Das berechtigte Interesse des WSV besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichterstattung über die Vereinsaktivitäten und zur Werbung für den WSV. In diesem Rahmen werden personenbezogene Daten einschließlich von Bildern der Teilnehmer zum Beispiel im Rahmen der Berichterstattung über sportliche Ereignisse und Teilnahme an Vereinsveranstaltungen auch in Aushängen und in der Vereinszeitung veröffentlicht.

Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: z:B. Vorname und Name der Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.

Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher oder vereinsinterner Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

 

Auf der Internetseite des Vereins und in Mitteilungen werden nach Einwilligung die Daten der Mitglieder mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht, die eine Funktion im Verein ausüben oder Ansprechpartner sind; z.B. Mitglieder des Vorstands, die Abteilungsleiter, die Übungsleiter.

 

Speicherung personenbezogener Daten

Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt.

 

Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Kategorien Vorname, Nachname, Jahrgang, Zugehörigkeit zu einer Mannschaft, besondere sportliche Erfolge oder Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Der

Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von sportlichen Ereignissen und Erfolgen und der jeweiligen Zusammensetzung der Mannschaften zugrunde.

 

Alle Daten der übrigen Kategorien (z.B. Bankdaten, Anschrift, Kontaktdaten) werden mit Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht.

 

Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten wird das Gebot der Datensparsamkeit beachtet.

Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen z. B. zur Anmeldung oder zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

Soweit externe Dienstleister z.B. für die Vereinsverwaltung, die Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins, der Erfüllung der satzungsgemäßen Pflichten, mit der Bearbeitung von personenbezogenen Daten beauftragt wird, achtet der WSV auf die sorgfältige Auswahl des Dienstleisters und dessen Verpflichtung auf Grundlage der Gesetze zum Datenschutz.

 

Kommunikation per E-Mail

Für die Kommunikation per E-Mail richtet der WSV einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per
E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die
E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

E-Mail-Adressen werden im Wesentlichen auch zum Versand von Newslettern und Vereinsmitteilungen genutzt. Daten werden auch in diesen Geschäftsprozessen vertraulich genutzt. Die Abmeldung vom Erhalt von Newslettern oder Vereinsmitteilungen ist jederzeit möglich.

 

Verpflichtung auf Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiter im WSV, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiter, Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet.

 

Einrichtung, Unterhaltung, Nutzung von Internetauftritten

Der WSV unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Nutzung der Internetauftritte und Darstellungen in den digitalen Medien ist grundsätzlich ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Aus technischen Gründen müssen

verschiedene Daten beim Besuch der Webseite bearbeitet werden; z.B. Datum des Besuches, Browserdaten

Sofern online ein Vertragsverhältnis begründet wird, kann die Bearbeitung personenbezogener Daten erforderlich werden.

Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem geschäftsführenden Vorstand des WSV. Änderungen dürfen ausschließlich durch diese Personen und den Administrator vorgenommen werden.

Der geschäftsführende Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des geschäftsführenden Vorstandes. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der geschäftsführende Vorstand weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des geschäftsführenden Vorstandes, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

Für den Inhalt, den Datenschutz und die technische Sicherheit verlinkter Webseiten kann der Verein keine Verantwortung übernehmen.

 

Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben

Alle Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.

Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

 

Rechte der Mitglieder, Informationspflichten des WSV

Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen des Erwerbs der Mitgliedschaft erhoben. Der betroffenen Person stehen die nachfolgenden Rechte zu:

 

  • Über gespeicherte Daten kann schriftlich Auskunft verlangt werden.

  • Im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben und des bestehenden Vertragsverhältnisses können die Berichtigung, Einschränkung der Bearbeitung und Löschung personenbezogener Daten verlangt werden.

  • Es besteht das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DS-GVO

  • Es besteht das Recht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen. Dies ist für den WSV:
    Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
    Postfach 3040
    55020 Mainz
    E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de

  • Die Einwilligung zur Datenbearbeitung kann jederzeit widerrufen werden. Die Datenbearbeitung von der Einwilligung bis zum Widerruf wird hiervon nicht berührt.

Aktualisierung

Die Datenschutzhinweise werden gesetzlichen und funktionalen Änderungen angepasst. Die regelmäßige Kenntnisnahme wird daher empfohlen. Soweit gesetzlich Einwilligungen für Änderungen gefordert werden, erfolgen diese Änderungen nur mit Zustimmung der betroffenen Person.

 

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